PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR KEORGANISASI

PENDAHULUAN

Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).
Istilah pengorganisasian (organizing) dan struktur keorganisasian (organizational structure) sering kali kita gunakan. Kedua istilah tersebut berulang kali akan kita jumpai dalam membahas aneka macam aspek teori organisasi. Untuk itu, baiklah kita pelajari arti dan makna kedua konsep tersebut. Dalam arti yang paling luas, pengorganisasian (organizing) dapat dinyatakan sebagai proses, yaitu diupayakan agar struktur sesuatu organisasi tertentu, cocok dengan sasaran-sasarannya, sumber dayanya, dan lingkungannya.
Struktur keorganisasian (organizational structure) dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan.
Selanjutnya dapat dikatakan bahwa struktur suatu organisasi menspesifikasi aktifitas-aktifitas kerja. Ditunjukan pula olehnya bagaimana berbagai fungsi atau aktifitas-aktifitas yang berbeda berkaitan satu sama lain. Hingga tingkat tertentu, ia juga menunjukan tingkat spesialisasi aktifitas-aktifitas pekerjaan.
Juga ditunjukan olehnya, hirarki organisasi yang bersangkutan, struktur otoritas, dan hubungan-hubungan atasan bawahan.
Struktur keorganisasian memberikan stabilitas dan kontinuitas. Hal ini memungkinkan organisasi yang bersangkutan menghadapi keluar masuknya individu-individu dan mengordinasi aktifitas-aktifitasnya dengan lingkungannya.

PETA ORGANISASI

Fungsi-fungsi pekerjaan para karyawan perlu dibagi-bagi antara mereka dan dikombinasi dengan cara-cara yang logis. Para pekerja yang mempunyai fungsi-fungsi yang berkaitan satu sama lain, biasanya berkecimpung dalam bidang kerja yang sama. Mereka pun merupakan sebuah unit kerja. Efisiensi arus pekerjaan tergantung pada integrasi secara berhasil dari berbagai macam unit didalam organisasi yang bersangkutan. Pembagian kerja dan kombinasi-kombinasi tugas-tugas secara logis menyebabkan timbulnya struktur-struktur departemen logis dan struktur-struktur subunit-subunit.
Sewaktu sebuah perusahaan mengalami pertumbuhan, maka jumlah unit-unit kerja dan subunit-subunit bertamabah, dan lapisan-lapisan supervise ditambahkan. Para manajer dan para bawahan makin dipisahkan dari hasil akhir kegiatan-kegiatan mereka. Maka, mereka memerlukan suatu gambaran yang jelas tentang bagaimana aktifitas-aktifitas dapat disesuaikan dengan gambaran besar. Hal itu tentang apa organisasi mereka dan apa yang dilakukan organisasi tersebut.

Disamping itu, dapat dikatakan bahwa apabila seseorang perlu menangani problem tertentu, peta yang ada dapat menunjukan dimana orang tersebut dapat ditemukan. Akhirnya, dapat dikatakan pula bahwa proses penyusunan peta organisasi memungkinkan para manajer melacak kekurangan-kekurangan dan kelemahan-kelemahan keorganisasian. Misalnya, sumber konflik potensial atau bidang-bidang dimana terdapat adanya duplikasi yang tidak perlu.

Lima macam aspek pokok dari struktur keorganisasian
1. Pembagian kerja, masing-masing kotak mewakili seorang individu, atau subunit yang bertanggung jawab tehadap bagian tertentu dari beban kerja organisasi yang bersangkutan.
2. Para manajer dan pihak bawahan, garis-garis pada peta organisasi menunjukan rantai komando (siapa yang bertanggung jawab terhadap siapa-siapa bawahan dan siapa-siapa atasan).
3. Tipe pekerjaan yang sedang dilaksanakan, lebel-lebel atau deskripsi-deskrpsi untuk kotak-kotak yang ada menunjukan tugas-tugas kerja organisasi tersebut yang berbeda-beda atau bidang-bidang tanggung jawab.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan, Seluruh peta menunjukkan berlandaskan-berlandaskan apa, aktivitas-aktivitas organisasi yang bersangkutan dipisah-pisahkan (Misalkan, berdasarkan landasan fungsional atau landasan regional).
5. Tingkat-tingkat manajemen, Sebuah peta menunjukan bukan saja manager-manager individual dan pihak bawahan, tetapi pula disajikan olehnya seluruh hierarki manajemen. Semua orang yang merupakan bawahan individu yang sama berada pada tingkat manajemen sama, terlepas dari apakah mereka muncul atau tidak pada peta yang ada.

STRUKTUR ORGANISASIAN
Menurut James A.F. Stoner dan R. Edward Freeman, departemen suatu organisasi secara formal dapat distruktur berdasrkan tiga macam cara, yakni distrukturkan dalam :
• Fungsi
• Produk/Pasar
• Bentuk Matriks
Organisasi-organisasi yang distruktur berdasrkan fungsi menyatukan dalam suatu departemen, semua pihak yang terlibat pada aktivitas tertentu atau berbagai macam aktivitas yang berkaitan satu sama lain. Sebagai contoh, dapat dikatakan bahwa sebuah organisasi yang dibagi berdasarkan fungsi memiliki departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen penjualan secara terpisah. Seorang menejer penjualan pada organisasi demikian diberi tanggung jawab terhadap penjualan semua produk yang diproduksi oleh perusahaan yang bersangkutan.
Organisasi yang distruktur berdasarkan produk produk atau pasar, yang sering pula dinamakan orang organisasi berdasarkan devisi, menyatukan dalam semua unit kerja, semua pihak yang terlibat dalam bidang produksi dan pemasaran sesuatu produk, atau kelompok produk yang berkaitan satu sama lain. Ini disatukan pada wilayah geografis tertentu atau yang berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu. Sebagai contoh, dapat terlihat bahwa organisasi yang bersangkutan mencakup devisi-devisi kimia, deterjen dan kosmetik yang terpisah. Masing-masing pimpinan devisi bertanggung jawab terhadap produksi, pemasaran, dan aktivitas-aktivitas penjualan seluruh unitnya.
Pada organisasi matriks, terdapat dua macan tipe desain secara simultan. Departemen-departemen fungsi permanent, memiliki otoritas bagi performa, dan standar-standar professional unit-unit mereka. Diciptakan pula tim-tim proyek sesuai kebutuhan untuk melaksanakan program-program spesifik. Anggota-anggota tim tersebut diambil dari berbagai departemen fungsional, Mereka bertanggung jawab terhadap seorang menejer proyek. Menejer proyek bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap hasil pekerjaan tim tersebut.
Banyak perusahaan yang memproduksi pesawat-pesawat terbang, yang mengandalakan diri pada pekerjaan kontrak, memanfaatkan metrics demikian. Ketiga macam tipe desain organisasi memiliki keuntungan maupun kerugian.

ORGANISASI FUNGSIONAL
James A.F. Stoner dan R. Edward Freeman, sebuah organisasi fungsional merupakan sebuah bentuk departemensasi. Setiap orang terlibat dalam sebuah kegiatan fungsional, seperti kegiatan pemasaran atau keuangan, yang dikelompokkan ke dalam satu unit.
Organisasi fungsional merupakan bentuk departementasi yang paling mendasar serta yang paling logis, yang menawarkan asortimen produk terbatas. Hal itu karena sumber-sumber daya terspesialisasi dimanfaatkannya secara efisien.
Keuntungan lain dari sebuah struktur fungsional adalah membuat pekerjaan supervise menjadi lebih mudah. Hal itu karena masing-masing manajer harus menjadi eksper dalam bidang sempit keterampilan-keterampilan. Di samping itu, dapat dikatakan bahwa sebuah struktur yang difungsionalisasi menyebabkan lebih mudah untuk memobilisasi keterampilan-keterampilan terspesialisasi, dan membawanya ke bidang yang paling memerlukan.

Di dalam sebuah struktur organisasi tidak terlepas dari prinsip-prinsip organisasi. Salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :
1) Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas,
2) Prinsip Skala Hirarkhi,
3) Prinsip Kesatuan Perintah,
4) Prinsip Pendelegasian Wewenang,
5) Prinsip Pertanggungjawaban,
6) Prinsip Pembagian Pekerjaan,
7) Prinsip Rentang Pengendalian,
8) Prinsip Fungsional,
9) Prinsip Pemisahan,
10) Prinsip Keseimbangan,
11) Prinsip Fleksibilitas,
12) Prinsip Kepemimpinan.

1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.
2) Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3) Prinsip Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
5) Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.
6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.


7) Prinsip Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8) Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
9) Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
10) Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.
11) Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
12) Prinsip Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.


Daftar Pustaka

- Prof. Dr. J. Winardi, S.E, Teori Organisasi dan Keorganisasian, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2003.
- AM. Willms (1965), Organization of Canadian Government Administration, Ottawa.
- Yayat Hayati Djatmiko (2002), Perilaku Organisasi, Alfabeta- Bandung
- www.gaisol.com